Exportdocumenten en douanedocumentatie
Heeft u een EXA-uitvoeraangifte, een EUR.1-certificaat, een certificaat van oorsprong of een T1-doorvoerdocument nodig voor een zending die vanuit Nederland, België of Duitsland vertrekt? Wij stellen de uitvoerpapieren en douanedocumentatie op, zodat de lading de Europese Unie zonder vertragingen bij de terminal kan verlaten. U hoeft niet zelf uit te zoeken welke documenten van toepassing zijn. Stuur ons het afhaaladres, de vrachtgegevens, de handelsfactuur, de paklijst, de afmetingen, het gewicht, foto’s en de bestemming, dan controleren wij wat er nodig is en regelen we alles stap voor stap — of het nu gaat om één auto, een volle container, een machine of een commerciële zending.
Wat wij regelen
Onze dienst voor exportdocumentatie omvat:
- EXA-uitvoeraangifte
- EUR.1-certificaat
- Certificaat van oorsprong
- T1-doorvoerdocument
- Ondersteuning voor het importeren van documenten
- Controle van handelsfacturen en paklijsten
- Instructies voor het opstellen van een vrachtbrief
- Instructies voor de luchtvrachtbrief
- Documenten voor de uitvoer van voertuigen
- Documenten voor de export van containers
- Documenten voor de export van machines
- Ondersteuning bij de douaneafhandeling
- Exportdocumenten voor zeevracht, luchtvracht en wegtransport
De Nederlandse douane bevestigt dat goederen uit de EU die de Unie verlaten bij de douane moeten worden aangegeven, en op Business.gov.nl staat vermeld dat voor goederen die buiten de EU worden geëxporteerd een uitvoeraangifte vereist is. Afhankelijk van de zending merkt de Kamer van Koophandel (KVK) op dat het land van bestemming een certificaat van oorsprong kan eisen of dat de koper hierom kan vragen, en dat een EUR.1-certificaat kan leiden tot verlaagde of nul-invoerrechten wanneer de goederen voldoen aan de juiste preferentiële oorsprongsregels. Voor goederen die onder douanecontrole worden vervoerd, legt de Europese Commissie uit dat douanevervoer het mogelijk maakt dat vracht wordt vervoerd terwijl invoerrechten en belastingen tijdelijk worden opgeschort totdat de juiste douaneprocedure is afgerond.
De documenten, uitgelegd
EXA-uitvoeraangifte
Een EXA-uitvoeraangifte is een van de meest voorkomende documenten die vereist zijn wanneer vracht vanuit Nederland, België of Duitsland naar een bestemming buiten de Europese Unie wordt verzonden. Deze aangifte is van toepassing op vele soorten zendingen, waaronder:
- Auto’s, vrachtwagens en bussen
- Containers
- Machines en industriële apparatuur
- Reserveonderdelen
- Commerciële lading en projectlading
- Luchtvracht- en zeevrachtzendingen
Voor het opstellen van de aangifte hebben we doorgaans de handelsfactuur, de paklijst, de goederenbeschrijving, de HS-code (indien beschikbaar), de waarde, het gewicht, het aantal colli, het afhaaladres en het land van bestemming nodig. Voor de export van voertuigen vragen we bovendien om het chassisnummer, de registratiegegevens, het merk, het model en foto’s.
Stuur ons de beschikbare documenten en verzendgegevens, dan controleren wij de informatie, stellen we de aangifte op en regelen we het exportproces stap voor stap.
EUR.1-certificaat en certificaat van oorsprong
Dit zijn twee verschillende documenten, die vaak met elkaar worden verward. Een certificaat van oorsprong geeft aan waar goederen zijn geproduceerd of vervaardigd, en sommige landen van bestemming, kopers of banken vragen hierom voordat de goederen kunnen worden ingevoerd. Een EUR.1-certificaat wordt specifiek gebruikt wanneer er sprake is van preferentiële oorsprong op grond van een handelsovereenkomst, en kan de importeur in staat stellen lagere of geen invoerrechten te betalen wanneer de goederen aan de juiste oorsprongsregels voldoen. Welk document – indien van toepassing – van toepassing is, hangt af van het land van bestemming, het product en de geldende handelsovereenkomsten.
Geschikt voor een breed scala aan vracht, waaronder:
- Voertuigen
- Machines en industriële apparatuur
- Commerciële goederen en reserveonderdelen
- Gereedschap en fabrieksuitrusting
- Projectlading en containervervoer
Om na te gaan welk certificaat van toepassing is, hebben we doorgaans de handelsfactuur, de paklijst, de goederenbeschrijving, het land van herkomst, de HS-code (indien beschikbaar), de waarde van de goederen, de gegevens van de koper en verkoper en het land van bestemming nodig. Deze dienst wordt vaak gebruikt voor export vanuit Nederland, België en Duitsland naar bestemmingen in Afrika, het Midden-Oosten, Azië, Zuid-Amerika en andere markten wereldwijd.
T1-transitdocument & ondersteuning bij invoer
Een T1-doorvoerdocument wordt gebruikt wanneer goederen onder douanecontrole worden vervoerd voordat de definitieve douaneafhandeling is voltooid — bijvoorbeeld vracht die door Europa wordt vervoerd, tussen douanelocaties wordt verplaatst of in doorvoer wordt verzonden voordat de in- of uitvoerformaliteiten zijn afgerond. Het geldt onder meer voor containers, voertuigen, machines, commerciële vracht en reserveonderdelen.
Naast exportdocumenten zijn voor sommige zendingen ook importdocumenten nodig. De invoerformaliteiten worden in het land van bestemming afgehandeld, maar ook aan de exportzijde moet alles correct worden voorbereid: een duidelijke factuur, paklijst, goederenbeschrijving, HS-code, waarde, afmetingen en gewicht helpen de importeur om de douaneformaliteiten aan de andere kant te regelen. Wij zorgen ervoor dat de exportzijde duidelijk is geregeld, zodat de zending correct is gedocumenteerd voordat deze Nederland, België of Duitsland verlaat.
Documenten voor de uitvoer van voertuigen en douaneformaliteiten
Voor de export van voertuigen is doorgaans een specifieke set documenten vereist voordat een auto, vrachtwagen, bus of oplegger Nederland, België of Duitsland mag verlaten — een stap die van belang is voor zowel de douane, de koper, de verkoper als het transportproces. Wij regelen de exportdocumentatie voor:
- Auto’s, luxeauto’s en oldtimers
- Vrachtwagens, bussen en bestelwagens
- Aanhangwagens en campers
- Bouw- en landbouwvoertuigen
- Elektrische voertuigen
Meestal is een EXA-uitvoeraangifte vereist, en afhankelijk van de bestemming kunnen ook een certificaat van oorsprong, een EUR.1-certificaat of aanvullende douanedocumenten nodig zijn. We hebben doorgaans de handelsfactuur, het kentekenbewijs, het chassisnummer (VIN), het merk en model, het bouwjaar, de waarde van het voertuig, de gegevens van de koper en verkoper, het afhaaladres, het land van bestemming en foto’s van het voertuig nodig. Voertuigen kunnen worden vervoerd via RoRo-vervoer, containervervoer, flatrack-vervoer of luchtvracht, en de vereiste documenten kunnen variëren afhankelijk van de gekozen route en vervoerswijze.
Het papierwerk goed regelen
Waarom nauwkeurige exportdocumenten belangrijk zijn
Ontbrekende of onjuiste documenten zijn een van de meest voorkomende redenen waarom een zending vertraging oploopt op de terminal — een verkeerde HS-code, een factuur die niet overeenkomt, of een verkeerd certificaat dat voor het land van bestemming is aangevraagd, kunnen allemaal het vertrek vertragen van een zending die verder klaar was om te vertrekken. Het goed controleren van de documenten voordat de zending vertrekt, is bijna altijd sneller en goedkoper dan het achteraf oplossen van een afgewezen aangifte.
Instructies voor vrachtbrieven en luchtvrachtbrieven
Een vrachtbrief (voor zeevracht) of luchtvrachtbrief (voor luchtvracht) is een ander soort document dan de hierboven genoemde export- en douanedocumenten — het is de vervoersovereenkomst die door de rederij of luchtvaartmaatschappij wordt afgegeven en waarin wordt bevestigd wat er wordt vervoerd en onder welke voorwaarden. Wij controleren deze instructies samen met de exportdocumenten, zodat de gegevens op het vervoersdocument overeenkomen met wat bij de douane is aangegeven en wat op de handelsfactuur staat vermeld. Afwijkingen tussen beide – bijvoorbeeld een gewicht of een beschrijving van de lading die niet overeenkomt – zijn een veelvoorkomende, maar vermijdbare reden waarom een zending bij de terminal in twijfel wordt getrokken.
Waar wij de exportdocumenten regelen
Deze dienst wordt gebruikt voor zendingen die in heel Nederland worden opgehaald — waaronder Rotterdam, Amsterdam, de luchthaven Schiphol, Eindhoven, Venlo, Tilburg, Breda, Utrecht en Den Haag — evenals in Antwerpen, Brussel, Gent, Luik en Charleroi in België, en Düsseldorf, Keulen, Hamburg, Frankfurt en de omliggende regio’s in Duitsland, voor auto’s, containers, machines en commerciële vracht die naar bestemmingen over de hele wereld worden vervoerd.
Hoe het werkt
1 Geef het afhaaladres, de gegevens van de lading en de bestemming door
2 We gaan na welke documenten daadwerkelijk van toepassing zijn op uw zending
3 U stuurt de handelsfactuur, de paklijst en eventuele aanvullende gegevens
4 Wij stellen de exportdocumenten op en dienen deze in
5 De zending vertrekt met de juiste documenten
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om een EXA-uitvoeraangifte te regelen?
Dat hangt af van hoe snel de verzendgegevens beschikbaar zijn, maar zodra we de handelsfactuur, de paklijst en de goederenbeschrijving hebben ontvangen, wordt de aangifte doorgaans ruim voor het vertrek opgesteld.
Kunt u de documenten voor één auto regelen?
Ja --- wij stellen net zo vaak exportdocumenten op voor één enkel voertuig als voor een volle container of een commerciële zending.
Weet u van tevoren welke documenten ik nodig heb?
Niet altijd zonder de verzendgegevens te bekijken --- maar dat is precies wat wij voor u controleren, zodat u dat niet zelf hoeft uit te zoeken.
Kunt u mij helpen als voor mijn zending al een T1-doorvoerdocument nodig is?
Ja --- we stellen regelmatig T1-documenten op naast de standaarduitvoeraangifte, met name voor vracht die via meerdere douaneposten wordt vervoerd.
Klaar om uw exportdocumenten te regelen?
U hoeft niet alle douaneregels te kennen voordat u contact met ons opneemt. Stuur ons de verzendgegevens door, dan kijken wij wat er nodig is en regelen we stap voor stap de exportdocumentatie — of het nu gaat om een enkele EXA-aangifte of om het volledige pakket aan documenten voor de export van een container, voertuig of machine.